Хурлыг хэрхэн даргалах вэ (зурагтай)

Агуулгын хүснэгт:

Хурлыг хэрхэн даргалах вэ (зурагтай)
Хурлыг хэрхэн даргалах вэ (зурагтай)

Видео: Хурлыг хэрхэн даргалах вэ (зурагтай)

Видео: Хурлыг хэрхэн даргалах вэ (зурагтай)
Видео: 电影评论 灰姑娘的爱情故事 #신데렐라와 네 명의 기사#에이핑크 2024, Гуравдугаар сар
Anonim

Бизнесийн ажил, ялангуяа оффисын орчинд тодорхой хэмжээний хамтын ажиллагаа шаардагддаг. Жишээлбэл, чухал шийдвэрүүд нь ихэвчлэн нэг хүний хэтийн төлөвийг шаарддаг бөгөөд чухал ажлыг хийхэд олон хүний мэдлэг чадвар шаардлагатай байдаг. Уулзалт нь хамтын ажиллагааг зохион байгуулалттай, зохион байгуулалттай болгох нэг арга боловч зорилго, хяналтгүй бол уулзалт нь хэт урт, үр ашиггүй болж хувирдаг. Даргалж буй хурлаа хэрхэн төлөвлөх, бэлтгэх, удирдан зохион байгуулахаа мэддэг байх нь үр дүнтэй уулзалт, үрэлгэн уулзалт хоёрын ялгааг гаргаж чадна.

Алхам

3 -ийн 1 -р хэсэг: Уулзалтанд бэлтгэх

Хурлыг даргалах Алхам 1
Хурлыг даргалах Алхам 1

Алхам 1. Удахгүй болох уулзалтын талаар оролцогчидтойгоо ярилц

Та удахгүй болох хурлыг даргалах болно гэдгээ мэдмэгц хийх ёстой хамгийн эхний зүйл бол оролцох хүмүүстэйгээ (ялангуяа өндөр албан тушаалтай эсвэл чухал хүмүүс) ярилцах явдал юм. Тэднээс уулзалтаар хэлэлцэхийг хүсч буй зүйл байгаа эсэхийг асуу. Тэдний хариултыг тэмдэглэж аваад хэлэлцэх асуудлаа бичихдээ удирдан чиглүүлэхэд ашиглаарай.

Оролцогчдоос юу хэлэлцэхийг хүсч байгаагаа асуух нь ухаалаг хөтөлбөр бөгөөд энэ нь зөвхөн хэлэлцэх асуудлын жагсаалтыг бичихэд хялбар болгодог төдийгүй эхнээс нь уулзалтын үйл явцад оролцуулдаг. Хүмүүс чухал ач холбогдолтой асуудлуудаа шийдвэрлэх болно гэдгийг мэдэж байвал уулзалтын үеэр оролцож, анхаарал хандуулах магадлал өндөр байдаг

Хурлыг удирдах 2 -р алхам
Хурлыг удирдах 2 -р алхам

Алхам 2. Хэлэлцэх асуудал бичих, тараах

Хурлын хөтөлбөр нь зөвхөн хурлын дарга төдийгүй хуралд оролцож буй зочдын хувьд үнэ цэнэтэй хэрэгсэл болж чаддаг. Хөтөлбөрт уулзалт хэзээ болох, хаана болох, хэн оролцох зэрэг үнэ цэнэтэй мэдээлэл багтсан болно. Хамгийн гол нь тэд хэлэлцэх бүх сэдвийг тоймлож, хүн бүрт бэлтгэл хийх боломжийг олгодог. Уулзалт хийхээс өмнө уулзалтаа илгээх - таны уулзалт илүү чухал байх тусам та үүнийг эрт явуулах ёстой.

Таны хэлэлцэх асуудалд заавал багтаах ёстой нэг зүйл бол хэлэлцэх сэдэв бүрийн ойролцоо хугацаа юм. Урьдчилан төлөвлөсөн бүдүүн хуваарьтай байх нь уулзалтаа үргэлжлүүлэхэд илүү хялбар болгодог. Хэдийгээр таны хэлэлцэх асуудлын жагсаалтын зарим зүйл удаан үргэлжилж магадгүй (зарим нь богино байж магадгүй), хуваарь нь эдгээр зүйлийг хянаж, зохих ёсоор зохицуулахад хялбар болгодог

Хурлыг удирдах 3 -р алхам
Хурлыг удирдах 3 -р алхам

Алхам 3. Хэлэлцүүлгийн сэдвүүд болон өмнөх уулзалтуудыг судлаарай

Таны уулзалтанд оролцож буй хүмүүс таны ярилцахаар төлөвлөж буй бүх сэдвээр хурдацтай биш байж магадгүй-зарим нь өмнөх уулзалтанд оролцоогүй байж магадгүй, зарим нь зүгээр л мартчихсан байж магадгүй. Хурлын даргын хувьд өнөөг хүртэл хэлэлцүүлгийн түүхийг мэдэх нь зүйтэй юм. Өмнө нь чухал уулзалтанд оролцож байсан хүмүүстэй ярилцаж, уулзалтандаа хийх ёстой дуусгаагүй чухал ажлуудаа мэдэж аваарай. Та төлөвлөлтөө удирдан чиглүүлэхийн тулд албан ёсны бүртгэл хөтлөгчөөс өнгөрсөн уулзалтын тэмдэглэлийг хүсч болно.

Өмнөх уулзалтын тэмдэглэл нь даргын хувьд танд чухал эх сурвалж болж чадна. Эдгээр нь өнгөрсөн уулзалтын үеэр гарсан хэлэлцүүлэг, шийдвэрийг нэгтгэн дүгнэж, харьцангуй хурдан бөгөөд хурдасгахад хялбар болгодог. Та хурлын чухал тэмдэглэлийг хэлэлцэх асуудлынхаа хамт оролцогчдод тараахыг хүсч магадгүй юм

Хурлыг даргалах Алхам 4
Хурлыг даргалах Алхам 4

Алхам 4. Уулзах байраа урьдчилан бэлдээрэй

Уулзах өдөр та уулзах гэж буй өрөө, байраа цэвэрхэн, үзэмжтэй байлгаж, оролцогчдыг хүлээн авахад бэлэн байлгахыг хүсч байна. Та уулзалтын технологийн бүрэлдэхүүн хэсгүүд (танилцуулга, проектор, дэлгэц гэх мэт) зөв ажиллаж, бэлэн байдалд байгаа эсэхийг шалгахыг хүсч байна - техникийн snafus нь үнэ цэнэтэй цагийг дэмий үрж, уулзалтаа хойшлуулах болно.

Хэрэв та цахим танилцуулга ашиглаж байгаа бол (PowerPoint гэх мэт), слайдуудаа эргүүлэхэд ашиглах алсын удирдлага эсвэл товчлууртай хэсэгхэн зуур танилцаарай. Та чухал асуудлуудыг хэлэлцэж байхдаа хяналтаа ашиглан цаг заваа үрэхийг хүсэхгүй байна

3 -р хэсгийн 2 -р хэсэг: Хурлын үеэр даргаар ажиллах

Хурлыг даргалах Алхам 5
Хурлыг даргалах Алхам 5

Алхам 1. Хурал захиалж захиалга өгөөрэй

Уулзалт товлосон цагтаа хүрч, бүх оролцогчид (эсвэл дор хаяж бүх чухал хүмүүс) ирэхэд танхимд байгаа бүх хүмүүсийн анхаарлыг хандуулаарай. Даргалагчийн хувьд өөрийгөө танилцуулж, хурлын зорилгоо хэлнэ үү. Таны буудаж буй дуусах цагийг хүн бүрт мэдээлэх замаар уулзалтын төлөвлөсөн цаг хугацааг тогтоо - та урт эсвэл богино хугацаанд гүйж болно, гэхдээ төлөвлөсөн хугацааныхаа хязгаарыг урьдчилан хэлэх нь уулзалтыг хэвийн байлгахад тусална. Хэрэв зарим оролцогчид бие биенээ сайн мэдэхгүй байгаа бол товч дуудлага хийж, чухал оролцогчдыг танилцуулаарай.

Зарим аж ахуйн нэгж, байгууллагууд хурлыг нээх, явуулах журмыг хатуу баримталдаг болохыг анхаарна уу. Жишээлбэл, Америкийн муж, муж, хотын ажилтнуудын холбоо (AFSCME) нь Робертийн дэг журам гэж нэрлэгддэг системийг ашигладаг бөгөөд үүнд хурлыг цохиж, хөдөлгөөнийг танилцуулах, дамжуулах маш тодорхой дүрмийг хуралдуулахыг уриалдаг

Хурлыг даргалах Алхам 6
Хурлыг даргалах Алхам 6

Алхам 2. Өмнөх уулзалтуудаас холбогдох оноог нэгтгэн дүгнэ

Удаан үргэлжилж буй төслийн нэг хэсэг болох уулзалтуудын эхэнд та өмнөх уулзалтаас гарсан аливаа холбогдох арга хэмжээ, шийдвэрийг хураангуйлан нийт оролцогчид төслийн төлөв байдлын талаар товч мэдээлэл авахыг хүсч байна. Оролцогчид бүгд тантай адил хэлэлцүүлгийн сэдвээр мэдлэгтэй байж чаддаггүй тул хүн бүрийг хурдан шуурхай авчрах нь таны уулзалтыг үр дүнтэй, үр дүнтэй болгоход маш их тус болно.

  • Өмнөх уулзалтуудыг өөрөө нэгтгэн дүгнэхийн оронд албан ёсны бичээч эсвэл хөтлөгч нь өмнөх хурлын тэмдэглэлийг уншиж, хураангуйг албан ёсны мэдрэмжтэй болгохыг хүсч болно.
  • Та мөн өмнөх уулзалтаас хойш гарсан чухал захидал харилцааг уншиж болно.
  • Хэрэв та протокол/захидлын хуулбарыг оролцогчдод өгөх юм бол чангаар унших шаардлагагүй болно.
Хурлыг удирдах 7 -р алхам
Хурлыг удирдах 7 -р алхам

Алхам 3. Чухал оролцогчдод хэргийн байдлын талаар мэдээлэхийг зөвшөөрөх

Дараа нь холбогдох мэдлэгтэй хүмүүст сүүлийн уулзалтаас хойш гарсан шинэ эсвэл сүүлийн үеийн үйл явдлын талаар чуулганд мэдээлэх боломжийг олго. Эдгээр нь бараг бүх зүйл байж болно - жишээлбэл, танай бизнес, байгууллагад тулгарч буй шинэ асуудлууд, боловсон хүчний өөрчлөлт, төслийн хөгжил, стратегийн өөрчлөлт зэргийг эндээс шийдвэрлэх боломжтой. Түүнчлэн хуралд оролцогчид өнгөрсөн хурлаас гаргасан шийдвэрийн улмаас хийсэн тодорхой арга хэмжээний үр дүнгийн талаар сонсохыг хүсч байна.

Хурлыг удирдах 8 -р алхам
Хурлыг удирдах 8 -р алхам

Алхам 4. Дуусаагүй байгаа аливаа бизнест хандаарай

Шийдэгдээгүй эсвэл өнгөрсөн уулзалтаас гараагүй шийдвэрүүд байгаа бол шинэ асуудалд шилжихээсээ өмнө тэдгээрийг шийдвэрлэхийг хичээ. Хуучин асуудлуудыг хойшлуулах тусам аливаа оролцогч тэдний өмнөөс хариуцлага хүлээхийг хүсдэггүй тул уулзалтын үеэр дуусаагүй байгаа ажлуудаа цэгцэлж, шийдвэрлэхийг хичээгээрэй. Ихэвчлэн дуусаагүй бизнесийг өмнөх уулзалтын тэмдэглэлд "шийдээгүй" эсвэл "ирээдүйн хэлэлцүүлэгт оруулах" гэж тусгайлан тэмдэглэдэг.

  • Таны ажиллаж буй соёл, дүрмээс хамааран танай бизнес эсвэл байгууллага шийдвэр гаргах тодорхой журамтай байж болно. Жишээлбэл, хуралд оролцогчид олонхийн зөвшилцөлд хүрэх эсвэл өндөр албан тушаалтнуудын сонгосон бүлэгт үүрэг өгч болно. бүх шийдвэр гаргах чадвартай.
  • Зарим зүйл хурлын хооронд дуусгахад хэтэрхий том болохыг анхаарна уу. Та хараахан дуусаагүй байгаа урт хугацааны төслүүдийн явцын талаар дэлгэрэнгүй ярих шаардлагагүй болно. Гэсэн хэдий ч одоогийн арга хэмжээ авах шаардлагатай байгаа шийдвэр, төслүүдийг гаргах ёстой.
Хурлыг даргалах Алхам 9
Хурлыг даргалах Алхам 9

Алхам 5. Аливаа шинэ бизнесийг шийдвэрлэх

Дараа нь шинэ асуудал, санаа зовоосон асуудал, хэлэлцэх шаардлагатай асуудлуудыг гаргаж ирээрэй. Эдгээр нь өмнөх өмнөх уулзалтууд болон өнөөгийн хооронд болсон хөгжлөөс үүдэлтэй зүйлүүд байх ёстой. Оролцогсдоос тодорхой, тодорхой шийдвэр гаргахыг хичээгээрэй. Илүү олон зүйлийг шийдээгүй орхих тусам дараагийн уулзалтаа дуусгахгүй байх болно.

Хурлыг даргалах Алхам 10
Хурлыг даргалах Алхам 10

Алхам 6. Уулзалтын дүгнэлтийг нэгтгэн дүгнэ

Та өнгөрсөн болон одоо байгаа бүх бизнесээ хөндсөн бол хуралд оролцсон бүх хүмүүст зориулсан дүгнэлтийг товчхон хэлээрэй. Шийдвэрлэсэн бүх шийдвэрийн үр дүнг задалж, шаардлагатай бол дараагийн уулзалтаас өмнө оролцогчдын хийх ёстой тодорхой арга хэмжээг тайлбарлана уу.

Энэ алхам нь маш чухал юм - энэ бол таны төслүүд яг хаана байгааг, тэднээс юу хүлээж байгааг мэдэхийн тулд хүн бүр уулзалтыг орхих явдал юм

Хурлыг даргалах Алхам 11
Хурлыг даргалах Алхам 11

Алхам 7. Дараагийн уулзалтын суурийг тавьснаар дуусга

Эцэст нь хэлэхэд, дараагийн уулзалтаас юу хүлээж болохыг хүн бүрт хэлээрэй, хэрэв та аль хэдийн төлөвлөж эхэлсэн бол хэзээ, хаана болохоо хэлээрэй. Энэ нь оролцогчдод нэг чухал төсөл, шийдвэрээс дараагийн төсөл хүртэл үргэлжлүүлэх мэдрэмжийг өгч, тэдэнд өгсөн даалгавраа ахиулах эсвэл дуусгах цаг хугацааг өгдөг.

Хэрэв та өнгөрсөн болон одоогийн бүх бизнесээ одоогийн уулзалтаар шийдэх юм бол заавал өөр уулзалт төлөвлөх шаардлагагүй гэдгийг анхаарна уу. Гэсэн хэдий ч, хэрэв ирээдүйн хэлэлцүүлгийг хийх хангалттай хэмжээний дуусаагүй бизнес байгаа бол эсвэл зарим төсөл хэрхэн хөгжихийг харахыг хүлээж байгаа бол энэ нь сайн санаа байж магадгүй юм

3 -р хэсгийн 3 -р хэсэг: Хурлыг үр дүнтэй удирдах

Хурлыг удирдах алхам 12
Хурлыг удирдах алхам 12

Алхам 1. Хэлэлцүүлгийг удирдаарай, гэхдээ давамгайлах хэрэггүй

Хурлын даргын үүрэг хариуцлагын нэг бол хэлэлцүүлгийг тасралтгүй үргэлжлүүлж, ажил дээрээ үргэлжлүүлэх явдал юм. Таны үүрэг бол аливаа асуудалд санал өгөх, хэлэлцүүлгийг тодорхой хуваарийн дагуу явуулах явдал биш юм. Бага зэрэг уян хатан байх. Бусад оролцогчид чөлөөтэй ярилцаж, хэлэлцэх асуудлын жагсаалтад ороогүй байсан ч шинэ сэдвүүдийг хөндөх боломжийг олго. Хэлэлцүүлгийг үргэлжлүүлэхийн тулд ярианы зарим сэдвийг нарийн дуусгах эсвэл өөрчлөх шаардлагатай байж магадгүй, гэхдээ та уулзалтын бүх талыг хянах ёстой юм шиг санагдах ёсгүй. Эцсийн эцэст энэ бол хамтарсан үйл явц юм.

Хурал үргэлжилж байгаа тул хэлэлцэх асуудлаа анхаарч үзээрэй. Хэрэв та ард хоцорч байгаа бол цаг хугацааны эрх ашгийн үүднээс хэлэлцүүлгийн тодорхой сэдвүүдийг алгасах эсвэл дараа нь хүснэгтэд оруулах шаардлагатай болж магадгүй юм. Хэрэв хэлэлцэж буй сэдэв нь маш чухал сэдэв бол үүнийг хийхээс бүү ай

Хурлыг даргалах Алхам 13
Хурлыг даргалах Алхам 13

Алхам 2. Бүх оролцогчдыг оролцохыг уриал

Хурлын даргын хувьд таны үүрэг бол нээлттэй, үр дүнтэй хэлэлцүүлэг өрнүүлэх явдал юм. Асуудалтай холбоотой мэдлэгтэй байж магадгүй зарим оролцогчид бүлэгт нээлттэй биш байгааг анзаарсан бол тэднийг ярихад нь урамшуулаарай. Та тэднийг шууд уриалах эсвэл дуудах шаардлагагүй - "Хатагтай Смитийн туршлага энд хэрэгтэй болно гэж би бодож байна" гэсэн үгийн дагуу л хэлэх нь хурлын идэвхгүй гишүүдийг оролцуулах сайхан арга юм.

Хурлыг даргалах Алхам 14
Хурлыг даргалах Алхам 14

Алхам 3. Хэлэлцэж буй зүйлийг хүн бүхэн ойлгож байгаа эсэхийг шалгаарай

Уулзалтанд оролцож буй хүн бүр хэлэлцүүлгийн сэдвээр ижил хэмжээний туршлага, мэдлэгтэй байдаггүй гэдгийг санах нь хэцүү байдаг. Уулзалтанд оролцож буй бүх хүмүүс цаг заваа ухаалгаар өнгөрөөсөн гэдэгт итгэлтэй байхын тулд та нарийн төвөгтэй асуудлууд эсвэл сэдвүүдийг гарч ирэхэд нь товчхон хялбарчлах боломжийг ашиглаж болно. Мэдлэг багатай оролцогчид үүнийг үнэлэх нь дамжиггүй.

Хурлыг даргалах Алхам 15
Хурлыг даргалах Алхам 15

Алхам 4. Хэцүү эсвэл эвгүй асуултуудыг үл тоомсорлож болохгүй

Хэрэв тэднийг чадварлаг дарга хянаж чадахгүй бол уулзалт гайхалтай үр дүнгүй болно. Таны хэлэлцэхээр ирсэн чухал асуудал бүр шийдэгдэхийг хичээгээрэй. Оролцогчид шийдэгдээгүй байгаа асуудлуудыг буруутгах эсвэл тодорхой бус шалтаг гаргахыг бүү зөвшөөр. Хэний ч шийдэхийг хүсэхгүй байгаа асуудлын хариултыг олохыг хичээгээрэй. Хэдийгээр энэ нь оролцогч бүрийн хүсдэг зүйл биш боловч уулзалтыг аль болох үр дүнтэй байлгахын тулд иймэрхүү эвгүй асуултуудад хариулах шаардлагатай байдаг.

Чухал шийдвэрүүдийг тэмдэглэсэн эсэхийг шалгаарай (хэрэв танд албан ёсны бүртгэл хөтлөгч эсвэл минут ажиллуулдаг хүмүүс байвал энэ даалгаврыг тэдэнд өг). Хэрэв та хүнд хэцүү асуулт асуух гэж байгаа бол авах хариултаа сайн баримтжуулсан байх ёстой

Хурлыг даргалах Алхам 16
Хурлыг даргалах Алхам 16

Алхам 5. Цагаа хянаж байгаарай

Уулзалт муу нэр хүндтэй байх шалтгаан бий - ихэнх хүмүүсийн хувьд тэднийг цагийг дэмий үрдэг гэж боддог. Хурал удаан үргэлжлэхгүйн тулд хэлэлцүүлгээ үргэлжлүүлэхийн тулд хүчээ сандал болгон ашиглаарай. Хэрэв таны уулзалт таны бодож байснаас удаан үргэлжлэх юм шиг санагдах юм бол зарим чухал асуудал, яриа хэлэлцээг хожим нь хийхээс бүү ай. Оролцогчдын нэг нь ч үнэ цэнэтэй цагаа дэмий үрэхгүй байхын тулд хуваариа яаралтай өөрчлөхөд бэлэн байгаарай.

Зөвлөмж болгож буй: