Дэмжлэг хүссэн захидал бичих хамгийн сайн арга (дээжтэй)

Агуулгын хүснэгт:

Дэмжлэг хүссэн захидал бичих хамгийн сайн арга (дээжтэй)
Дэмжлэг хүссэн захидал бичих хамгийн сайн арга (дээжтэй)

Видео: Дэмжлэг хүссэн захидал бичих хамгийн сайн арга (дээжтэй)

Видео: Дэмжлэг хүссэн захидал бичих хамгийн сайн арга (дээжтэй)
Видео: 2030-2040онд хамгийн их эрэлттэй байх мэргэжилүүд, ажлууд & шинэ мэргэжил, ажлын байрууд юу бх вэ? 2024, Гуравдугаар сар
Anonim

Албан ёсоор хүсэлт бичих захидал бичих шаардлагатай байж болох олон тохиолдол таны амьдралд тохиолддог. Үүний дагуу албан ёсны хүсэлт гаргах зөв хэлбэр, өнгө аясыг сурах нь амьдралын зайлшгүй ур чадвар юм. Аз болоход, захидал хүсэлтийг ихэвчлэн тодорхой загвараар дагаж мөрддөг. Зөв техникийг сурсны дараа хүсэлт бичих захидал бичих нь ямар ч асуудалгүй болно.

Алхам

2 -р хэсгийн 1: Хүсэлтийн захидал бичихэд бэлтгэх

Тааламж хүссэн захидал бичих 1 -р алхам
Тааламж хүссэн захидал бичих 1 -р алхам

Алхам 1. Хүсэлт гаргахад тохирох хүнийг тодорхойл

Ихэнх тохиолдолд хүсэлт гаргахын нэг хэсэг нь холбоо барих зөв хүн хэн болохыг олж мэдэх явдал юм. Ерөнхийдөө та хүсэлтийг биелүүлэхийн тулд хамгийн чадварлаг хүнээс асуух ёстой бөгөөд энэ нь хэн болохыг олж мэдэхийн тулд бага зэрэг ажил шаардагдах болно.

  • Хэрэв та ямар нэгэн компаниас тусламж гуйхаар бичиж байгаа бол зохих хүнээ тодруулахын тулд компанийн нарийн бичгийн дарга руу залгах шаардлагатай болж магадгүй юм. Энэ хүний бүтэн нэр, хаяг, утасны дугаар, цол хэргэмийг аваарай.
  • Та бичих ёстой хүнээсээ асуухын тулд өөр хүсэлт бичих шаардлагатай байж магадгүй юм. Энэ тохиолдолд хүсэлтийн захидал бичихдээ эдгээр алхмуудыг дагана уу.
Нөхцөл хүсэх захиа бичих 2 -р алхам
Нөхцөл хүсэх захиа бичих 2 -р алхам

Алхам 2. Бизнесийн захидлын форматыг мэдэж аваарай

Таны хүсэлтийн захидал нь албан ёсны хүсэлт байж магадгүй тул бизнесийн захидлын зохих форматыг ашиглах ёстой. Энэ нь танд имэйл эсвэл цаасан захидал илгээж байгаагаас үл хамаарна. Дараах форматтай танилцаж, захидал бичихдээ үүнийг ашиглахаа мартуузай.

  • Цаасны зүүн дээд хэсэгт нэр, гарчиг, хаягаа оруулна уу.
  • Огноог доор бичнэ үү.
  • Тухайн хүний нэр, цол, хаягийг доор бичээрэй.
  • Тухайн хүнд зохих ёсоор хандаарай. "Эрхэм хүндэт ноён" -оор эхэлье. эсвэл "Эрхэм хүндэт хатагтай"
  • Цаасны эргэн тойронд 1 инчийн ирмэг байх ба ганц зайг ашиглана уу. Догол мөр бүү оруулаарай, догол мөрүүдийн хооронд давхар зай үлдээгээрэй.
  • Times New Roman эсвэл Arial зэрэг уншихад хялбар 12 фонт фонт ашиглана уу.
  • "Хүндэтгэсэн" гэсэн үгээр дуусгаад 4 мөр үлдээгээрэй, ингэснээр та өөрийн гараар гарын үсэг зурж болно. Үүний доор нэр, цол хэргэмээ бичнэ үү.
Тааламж хүссэн захидал бичих 3 -р алхам
Тааламж хүссэн захидал бичих 3 -р алхам

Алхам 3. Хүсэлт гаргахад хангалттай хугацаа үлдээгээрэй

Таны бичиж буй хэнд өөр даалгавар өгөх шаардлагатай байгаа тул таны хүсэлтийг биелүүлэхэд тодорхой хугацаа шаардагдах болно гэдгийг санаарай. Хэрэв таны хүсэлт цаг хугацааны хувьд эмзэг байвал хүлээн авагчид үүнийг боловсруулах хангалттай урьдчилсан мэдэгдэл өгөхөө мартуузай. Ерөнхийдөө хүсэлтийг долоо хоногоор зөвшөөрөх нь сайн удирдамж боловч том ажлууд илүү удаан үргэлжлэх болно.

Жишээлбэл, та хугацаанаас нь 2 хоногийн өмнө багшаас зөвлөмж авахыг шаардахгүй. Энэ бол үндэслэлгүй хүсэлт юм. Хэрэв та урьдчилан төлөвлөж байсан бол ийм хүсэлтийг биелүүлэхэд ихэвчлэн 2 долоо хоног шаардагддаг гэдгийг та мэдэх болно

2 -р хэсгийн 2: Захиа бичих

Тааламж хүссэн захидал бичих 4 -р алхам
Тааламж хүссэн захидал бичих 4 -р алхам

Алхам 1. Зөв мэндчилгээг ашигла

Захидал хүлээн авсан хүнтэй мэндчилж, зөв харилцах ёстой.

  • "Эрхэм хүндэт" бол энэ төрлийн захидлын хүлээн зөвшөөрөгдсөн нээлт юм. "Сайн уу" эсвэл "Сайн уу" гэх мэт нээлтүүд нь бизнесийн захидалд тохиромжгүй, мэргэжлийн бус байдаг.
  • Ноён, хатагтай, хатагтай нарыг зохих ёсоор нь ашиглаарай. Зөвхөн хэн нэгний нэрийг хэзээ ч бүү ашигла.
  • Хэрэв та хүний хүйсийг сайн мэдэхгүй байгаа бол мэндчилгээнд ноён, хатагтай гэхийн оронд бүтэн нэрийг бичээрэй. "Эрхэм хүндэт Кейси Смит."
Тааламж хүссэн захидал бичих 5 -р алхам
Тааламж хүссэн захидал бичих 5 -р алхам

Алхам 2. Өөрийгөө танилцуул

Хэрэв энэ нь хүсээгүй хүсэлт юм бол хүлээн авагч энэ хүсэлтийг хэн гаргаж байгааг мэдэх шаардлагатай болно. Ажил, албан тушаал эсвэл харьяа байгууллага гэх мэт өөрийнхөө тухай товч танилцуулга хий. Энэ нь уншигчдад хэн хүсэлт гаргаж байгааг ойлгоход тусална.

  • Таны танилцуулга ганц хоёр өгүүлбэр байж болно. Та намтар өгөх шаардлагагүй, хүлээн авагчид хэн болох тухай ойлголт өгөх хэрэгтэй.
  • Өөрийгөө танилцуулах нь хоёр давуу талтай. Нэгдүгээрт, эелдэг. Та хэнд хандаж бичиж байгаа нь таны хүсэлтийг биелүүлэх албагүй гэдгийг санаарай, ингэснээр сайхан сэтгэл нь түүнтэй холбоо тогтоохын тулд маш их хүчин чармайлт гаргаж байгаагаа харуулах болно. Хоёрдугаарт, өөрийгөө таниулах нь хүлээн авагч таныг хэн болохыг ойлгоход тусалж, таны хүсэлтийг илүү сайн шийдвэрлэх болно.
  • Хэрэв та өмнө нь тэр хүнтэй уулзаж байсан бол энэ нь түүнд сануулахад тустай байж болох юм. Жишээлбэл, та дараах зүйлийг бичиж болно: "Бид өнгөрсөн долоо хоногт спортын хүлээн авалтын үеэр уулзсан. Танил болсондоо баяртай байна.”
Тааламж хүссэн захидал бичих 6 -р алхам
Тааламж хүссэн захидал бичих 6 -р алхам

Алхам 3. Асууж буй зүйлээ хэлээрэй

Өөрийгөө танилцуулсны дараа хоёр дахь догол мөрийг эхлүүлээрэй. Эелдэг боловч ойлгомжтой байдлаар өөрт хэрэгтэй зүйлээ хэлээрэй. Мөн хүлээн авагч таны хүсэлтийг биелүүлэх шаардлагатай огноо, цаг гэх мэт шаардлагатай бүх мэдээллийг бөглөнө үү. Битгий: "Надад чиний тусламж хэрэгтэй байна" эсвэл "Чи миний төлөө үүнийг хийж чадна гэж сонссон" гэж тусламж хүсэх хэрэггүй.

Хийх: "Хэрэв боломжтой бол …" эсвэл "Хэрэв та хүсвэл би баяртай байх болно …" гэсэн тусламж хүсээрэй.

Нөхцөл хүссэн захидал бичих 7 -р алхам
Нөхцөл хүссэн захидал бичих 7 -р алхам

Алхам 4. Үүнийг энгийн байлгаарай

Нарийвчилсан байдлаар галзуурах хэрэггүй. Та хэдэн өгүүлбэрээр хүсэлтээ гаргах боломжтой байх ёстой. Хамгийн чухал зүйл бол танд хэрэгтэй зүйлээ тодорхой зааж өгөх явдал юм. Бүү: шаардлагагүй зусар эсвэл уучлал гуйхыг бүү оруулаарай.

Хийх: цаг хугацаа гэх мэт шаардлагатай бүх мэдээллийг хамрах.

Нөхцөл хүсэх захидал бичих 8 -р алхам
Нөхцөл хүсэх захидал бичих 8 -р алхам

Алхам 5. Хүлээн авагчдаа яагаад дэмжлэг чухал болохыг хэлээрэй

Зарим тохиолдолд хүлээн авагч таны хүсэлтийг биелүүлэх ёстой гэдэгт итгүүлэх хэрэгтэй байж магадгүй юм. Үүнийг мөн хоёр дахь догол мөрөнд оруулах ёстой. Дэмжих бүх нотлох баримтаа бэлэн байлгаж, энэ хүсэлт яагаад чухал болохыг, үүнийг өгөх нь яагаад хүлээн авагчид туслах болно гэдгийг товч хэлээрэй.

  • Жишээлбэл, та компаниас зохион байгуулж буй арга хэмжээг ивээн тэтгэхийг хүсч магадгүй юм. Үүнийг хийснээр компани сайн үнэлгээ авах болно гэдгийг та онцлон тэмдэглэж болно. Та: "Хэрэв та шаардлагатай санхүүжилтийг өгөх байсан бол бид танай компанийг албан ёсны ивээн тэтгэгчээр нь зарлах болно. Энэ нь таныг олон нийтэд танилцуулж, сайн шалтгааны улмаас танай компанийг таниулах болно." Бүү: хэн нэгэнд "Энэ бол маш чухал зүйл" гэж дарамтлах. эсвэл "Энэ нь үнэхээр миний хувьд ертөнцийг илэрхийлнэ."

    Хийх: эцсийн хугацаа эсвэл тодорхой урамшуулал гэх мэт тодорхой мэдээлэл өгөх.

Тааламж хүссэн захидал бичих 9 -р алхам
Тааламж хүссэн захидал бичих 9 -р алхам

Алхам 6. Хүлээн авагчид туслахыг санал болгох

Хүлээн авагчтай хамтран ажиллах хүсэлтэй байгаагаа үргэлж харуул. "Хэрэв танд нэмэлт мэдээлэл хэрэгтэй бол надад мэдэгдээрэй" гэх мэт энгийн мэдэгдэл нь хүлээн авагчид хамтран ажиллах, чадах чинээгээрээ туслах хүсэлтэй байгаагаа харуулах болно. Битгий: уншигчдад өнгөрсөн хугацаанд хийсэн сайн сайхныхаа талаар иш татан дарамт үзүүлээрэй.

Хий: "Хэрэв та үүнийг хийх боломжгүй бол би ойлгож байна" гэдгээ хүлээн зөвшөөр.

Таашаал хүссэн захидал бичээрэй 10 -р алхам
Таашаал хүссэн захидал бичээрэй 10 -р алхам

Алхам 7. Захидлыг эелдгээр хаах

Та хүсэлтээ илэрхийлж, хүлээн авагчид хэрэгтэй байж болох бүх мэдээллийг өгсний дараа эелдэг тэмдэглэлийг хаагаарай. Хүлээн авагчид таны хүсэлтийг харгалзан үзсэнд баярлалаа, мөн хариу хүлээж авахыг тэсэн ядан хүлээж байгаагаа хэлээрэй. Дараа нь "Хүндэтгэсэн" гэх мэт зохих мэндчилгээгээр дуусга.

Жишээ нь: "Энэ хүсэлтийг анхаарч үзсэнд маш их баярлалаа. Энэ асуудлаар танаас хариу сонсохыг тэсэн ядан хүлээж байна. Хүндэтгэсэн, Жон Смит."

Тааламж хүссэн захидал бичих 11 -р алхам
Тааламж хүссэн захидал бичих 11 -р алхам

Алхам 8. Захидлаа илгээхээсээ өмнө түүнийгээ сайтар уншаарай

Хяналт шалгалтгүйгээр захидал хэзээ ч бүү илгээ, ялангуяа албан ёсны бизнесийн захидал. Аливаа зөв бичгийн болон дүрмийн алдаа нь таны захидлыг мэргэжлийн бус мэт харагдуулж, таны хүсэлтийг биелүүлэх боломжийг бууруулж болзошгүй юм.

  • Илгээхээсээ өмнө захиагаа дор хаяж хоёр удаа дахин уншаарай. Ингэснээр та хийсэн алдаагаа олж чадна.
  • Та захидал бичиж байгаа нь таны зөв бичгийн болон дүрмийн шалгалт бүх зүйлийг барьж авна гэсэн үг биш юм. Зөвхөн эдгээр хөтөлбөрт найдаж болохгүй. Та хуучин хэв маягаар дахин унших хэрэгтэй хэвээр байна.

Жишээ захидал

Image
Image

Дэмжлэг хүсч буй захидлын жишээ

Image
Image

Бизнес эрхлэгчдэд зориулсан загвар захидал

Зөвлөмж болгож буй: